Internkommunikasjon tar tid

– Skal du jobbe med intern kommunikasjon må du ha mye tid. Er intern kommunikasjon kommunikasjonsfagets ukjente søster?, spurte Gro Elin Hansen, leder av intern- og digitalkommunikasjon i Hydro.

Hansen hadde ti tips for arbeidet med internkommunikasjon:

• Samarbeid med HR/personalavdelingen/organisasjonsutviklingsavdelingen
• Tydelig ledelse
• Kommuniser hva som forventes av lederne
• Mål medarbeiderens engasjement, og finn ut hva som driver det
• Mål ledernes kommunikative ferdigheter
• Strategi: Forklar hva som blir annerledes, hva er gevinsten for den enkelte
• Erkjenn at endring tar tid
• Få drahjelp av ekstern kommunikasjon til å kommunisere interne budskap
• Mål hvor dere står, og om dere er på rett vei. Knytt måltall opp mot disse målene
• Fokuser på kompetanseutvikling. Internkommunikasjon er et fag

Sjekk Gro Elin Hansens blogginnlegg på PRprat.no
Sjekk Kortversjon av Gro Elin Hansen sin PowerPoint

Hvordan få innhold de ansatte liker?

– Tenk ansatte først og få de enkle tingene på plass. Det som gjør at ansatte får utført oppgaven sin. Det er for eksempel ansattsøk, skjemaer og lignende. Gjør innholdet tilgjengelig og tilrettelegg for sosial innhold, sa Ove Dalen fra NetLife Research. Han understreket også viktigheten av å rydde i innholdet. – Ha gjerne en slettefest hver fredag, oppfordret Dalen. Han kunne fortelle om Dnb, som hadde gått fra 60.000 til 1.000 sider på sitt intranett.

Sør-Trøndelag satset på sosialt intranett

I oktober 2012 lanserte Sør-Trøndelag fylkeskommune nytt intranett basert på Sharepoint 2010. Karl-Henrik Linder har vært prosjektleder og delte med seg av sine erfaringer.

Erfaringer så langt:

• Mer deling av dokumenter via rom
• Fin utvikling av enhets- og faggrupperom i sentraladministrasjonen
• Mere deling av dokumenter via rom.
• Kommentering av artikler viser seg nyttig
• Fungerer bra som startside
• Flere og flere legger inn status
• Flere leser nyheter
• Lettere å søke. Finne ansatte med bilder.
• Legge inn egen kompetanse: God utvikling i sentraladministrasjonen
• De som bidrar i rommene er gjerne ildsjeler, med litt over gjennomsnittet IT-kompetanse

Utfordringer

• Må fungere på alle plattformer
• Kun halvparten av skolene bruker enhetsrom
• Fagnettverksom for lærerene er lite i bruk, men god aktivitet for adm.ansatte på skolene
• For få som legger inn sin kompetanse på skolene
• Sletting/rydding av rom
• Delingskultur
• Sharepoint er vanskelig å bruke
• Mange systemer, henger alt sammen?
• Stor organisasjon, liten kommunikasjonsavdeling
• Det kreves mye for å lykkes med et sosialt intranett

Skal andre se hva jeg gjør nå da?

En ting er den tekniske utfordringen med å lage et nytt intranett, like viktig er hvordan du skal få de ansatte til å bruke det.

Jernbaneverket innførte for omtrent 1.5 år siden et nytt intranett der åpenhet og samhandling er viktig. Informasjonssjef Ann-Kristin Endal og hennes kollegaer har jobbet mye med å få 4000 ansatte til å endre arbeidsmetode. Opplæring, endringsveiledere, skriftlige veiledere var noen av tiltakene.

Endal analyserer jevnlig status for intern kommunikasjonen. Siste analyse viser at ca 700 ansatte er blitt medlemmer av et samhandlingsrom, 80% har fylt ut personkortet sitt, 700 har vært på opplæring i bruk av samhandlingsrom og stadig fler kommenterer.

– Intranett er ferskvare og vi må utvikle, forbedre, teste, utvikle, forbedre og teste kontinuerlig sa Endal

Deretter var det tid for Cecilie Staude og Svein Tore Marthinsen. De slår et slag for bruk av sosiale medier i intern kommunikasjon. Bruker Oslo City og Rema1000 som eksempler. Oslo City tar i bruk lukket gruppe på Facebook og video, Rema1000 har åpen facebookgruppe. Fordelen ved å dele makten: Skaper involvering og engasjement. Men du må tørre å gi litt slipp på kontrollen.

Og på spørsmål om hvor lenge de tror vi vil ha Facebook kom følgende kommentar: «Facebook er som en nattklubb. Når mora di kommer inn døra så går du et annet sted.»

Velg ut noen kanaler, og bli god på dem

Nils M. Apeland

– Det er bedre å være god på noen kanaler, enn å smøre utover alt, sier Nils M Apeland. Han er første foredragsholder på Kommunik sin sommersamling 28. august 2013.

Apeland trakk opp et bakteppe som en innledning til samlingens tema: Intern kommunikasjon.

Han startet med å nevne noen viktige trender å ta hensyn til i arbeidet vårt:
– Fragmentering, flere inntrykk og mye støy
– Digitalisering, alt tilgjengelig og søkbart
– Personifisering, økende behov for å se et ansikt bak saken.

VI må kommunisere bedre ikke mere!

Råd om god intern kommunikasjon ligner på gode råd for barneoppdragelse, sa Apeland humoristisk, og oppsummerte det slik:

• Store sammenhenger må forklares
• Gode rutiner gir forutsigbarhet
• Viktige budskap må gjentas ofte
• Du må veilede og tørre slippe taket
• Omsorg skaper trygghet
• Historier forsterker det du vil formidle
• Det enkle er ofte det best

Over 80 kommunikasjonsfolk møtes til sommersamling

Onsdag 28. og torsdag 29. august 2013 er det tid for årets sommersamling for kommunikasjonsarbeidere fra kommuner og fylkeskommuner. I år møtes vi i Fredrikstad og på Hvaler.  Tema er «Intern kommunikasjon – tar vi det på alvor?».

Møt spennende foredragsholdere som Nils M Apeland, Cecilie Staude og Svein Tore Marthinsen, BI, Ann-Kristin Endal, Jernbaneverket, Karl-Henrik Linder, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Ove Dalen, Netlife research og Gro Elin Hansen, Hydro. Noen overraskelser blir det også.

Det faglige programmet holdes på konferanserom Speilet rett ved Quality hotell i Fredrikstad sentrum. På onsdag ettermiddag tar vi felles buss ut til Hvaler.

• Se hele programmet for sommersamlingen

Har kommunikasjonsarbeidere økt innflytelse?

Kommunikasjonsbransjen har gjennomgått en enorm vekst de siste årene. Men har kommunikasjonsarbeidere fått økt innflytelse i samfunnet av den grunn?  – Ja, svarer forsker ved Institutt for samfunnsforskning, Trygve Gulbrandsen fra Institutt for samfunnsforskning. Han er en av forfatterne bak en forskningsrapport om Kommunikasjon og innflytelse. Rapporten er laget på oppdrag fra Norsk Kommunikasjonsforening.

• Les artikkel fra Kommunikasjonsforeningen «Vokser seg inn i toppledelsen» (ny nettside)
• Les artikkel fra Kommunikasjonsforeningen «Tøffere å nå fram i kommunene (ny nettside)
• Les rapporten «Har kommunikasjonsrådgivere innflytelse i samfunnet?»